¿Qué son los Sistemas de Información Administrativas?


Los Sistemas de Información Administrativa (MIS) ofrecen una variedad de informes y presentaciones a nivel gerencial. Estos sistemas adquieren de las Bases de datos (BDD) la información de operaciones internas.

Los administradores de las empresas son los usuarios principales de estos sistemas. Sin embargo, los sistemas de información administrativa no remplazan a los administradores, ni realizan funciones propias de ellos como la de toma de decisiones. En realidad, se encargan de proporcionar información necesaria en tiempo, forma y en formatos normalizados, que ayuda a los directivos para la toma de decisiones estructuradas y en la resolución de problemas.

SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES: SISTEMAS DE COMPRAS Y CONTROL DE INVENTARIO.

Existen diversos sistemas de información empresarial para la gestión de compras e inventarios en el mercado, los cuales emplean distintos métodos para el control de la empresa, así como para disminuir los gastos y maximizar las ganancias.

El conocimiento de los diversos métodos disponibles es indispensable para poder realizar una posterior adaptación de acuerdo con las necesidades particulares de cada negocio.

El objetivo de un sistema de control de inventarios es reducir la merma, las compras de materia prima, y por ende, provocar la reducción misma de los inventarios. Con la correcta gestión de estos factores, se aumenta el flujo de compras y ventas a través de toda la cadena de suministros, desde nuestros proveedores, hasta nuestro cliente final.

También existen otro tipo de soluciones que permiten realizar el control y valorización de las materias primas, de los productos en proceso y producto terminado, traslado entre bodegas, solicitudes, reservas, conteo físico, cotizaciones, pedidos, facturación y entrega de mercancías y gestión de la cobranza. Hay diferentes métodos para el control de inventarios, como son:

 Máximos y mínimos.  Método ABC o análisis de Pareto  Revisión por intervalos.  Doble stock.

Opciones comerciales.

Dentro de las opciones comerciales en el mercado, se encuentran las soluciones de gestión, facturación y stock para PyMEs, las cuales son fáciles de usar, ya que funcionan como un piloto automático que se ocupa del inventario, clientes y facturas. Éstas se adaptan a las necesidades, duplicando la eficiencia de la empresa con la información.

Dentro de la jerarquía de los sistemas de administración de recursos materiales — a la que pertenecen los sistemas de compras y control de inventarios—, está como factor común el que se ocupan de la gestión de los productos, clientes, proveedores, facturas y compras, para mantener el negocio organizado y exitoso.

Hay que aclarar que no es posible mencionar en este material los nombres y referencias de las opciones comerciales disponibles en el mercado para los sistemas de administración, debido a que son nombres de empresas registradas.

Sin embargo, usted puede encontrar las siguientes características como factor común en diferentes páginas web relacionadas con sistemas de información para la gestión de compras y control de inventarios:

Gestión de productos; gestión de inventarios; manejo de múltiples listas de acceso; introducción de códigos de barras; flexibilidad para manejo de diferentes tipos de monedas; permiten la actualización de precios y costos; gestionan productos compuestos; permiten la generación de reportes con representación gráfica; permiten, como valor agregado, la gestión de ofertas, promociones, descuentos y recargos; permiten la impresión de etiquetas para códigos de barras y la gestión de cuentas corrientes de clientes y proveedores.

También existen otras opciones comerciales que gestionan el control de las materias primas, productos en proceso y producto terminado, traslado entre bodegas, reservas, conteo físico, cotizaciones, pedidos, facturación, entrega de mercancías y cobranza.

Entre sus productos y servicios encontramos los siguientes:

 Manejo de precios, concepto de IVA.  Códigos, descripción, descuentos y retención de la fuente de cada producto.  Entradas y salidas de almacén, solicitud de inventarios, reserva de mercancías, costos, unidades de medida, series, códigos de barras, control del inventario físico, control de saldos y la facilidad para realizar consultas dinámicas.

SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES: SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVO FIJO.

El activo fijo representa a todas las propiedades, como son bienes materiales o derechos, que durante un curso normal (año fiscal de la empresa) no estarán destinados a la venta. Esto se debe a que representan la inversión de capital por parte de los accionistas y el patrimonio de una entidad, con el objeto de que sea aprovechada para realizar los diferentes procesos que están detrás de un producto o servicio. Entre dichos procesos encontramos la producción, la fabricación de productos o la planeación y el desarrollo de los servicios que la empresa ofrece.

Un sistema de información empresarial para la gestión y administración de activos fijos permite a una empresa conocer el qué y dónde del estatus y su valor actual.

Además de gestionarlos contablemente de forma estandarizada y transparente.

Dentro de una empresa, los sistemas de control de activo fijo, permiten:

 Conocer el estatus de los activos, qué se tiene, dónde están y cuál es su valor actual. Ordenar los activos fijos contablemente de forma estandarizada y transparente. Localizar los diferentes activos fijos a través de la aplicación de tecnología de la información, como el cómputo móvil o identificación automática. Contar con un amplio portafolio de etiquetas, lectores y software para integración de soluciones, permitiendo la inclusión de cualquier ERP que incluya algún modulo para el control de activo fijo, con lo cual se podrá trabajar con RFID, ahorrando tiempo en levantamientos de inventario.

Opciones comerciales.

Existen diferentes opciones comerciales en cuanto a sistemas de información empresarial para la gestión y optimización de los activos fijos de una empresa.

A continuación, mencionaremos las principales características o ventajas que ofrecen dentro de este mercado, haciendo la aclaración que los nombres y referencias de dichas opciones no las podemos mencionar en este material debido a lo que antes se dijo sobre los derechos de autor.

 Realizan un ordenamiento del activo fijo.  Facilitan la revisión de normas y procedimientos.  Trabajan bajo la normalización de bienes.  Gestionan inventarios iniciales y rotativos.  Realizan la conciliación contable.  Son flexibles al momento de migrar a cualquier tipo de ERP corporativo.

Entre las soluciones del tipo integral encontramos:

 Permiten realizar un análisis mensual de altas, transferencias y bajas de un determinado período.  Facilitan el mantenimiento a la BDD (Base de Datos).  Incorporan la funcionalidad de rotulación.  Permiten el manejo de inventarios rotativos.  Permiten el manejo de reportes.

Algunas otras opciones comerciales ofrecen sus servicios a través de diferentes procesos:

 Catálogo de activos fijos.  Depreciación de equipo.  Depreciación fiscal.  Bajas fiscales.  Importación y exportación.  Consultas.  Reportes.  Asignación del activo fijo.  Impresión de etiquetas con código de barras.  Control de inventarios por área o departamento.  Envío y recepción de información a terminales portátiles.  Clasificación de los activos.  Ofrecen servicio de mantenimiento preventivo y correctivo como valor agregado.  Manejan un módulo de seguridad de tres niveles para mantener la información íntegra Por último, mencionaremos el rubro tecnológico que ofrece el mercado para este tipo de soluciones.

Incorporan la tecnología RFID (Radio Frequency Identification: “identificación por radio frecuencia”) para el control de activo fijo.

La incorporación de este tipo de soluciones, requerirá un costo adicional en cuanto al equipo que maneje esta tecnología (etiquetas, impresoras, terminales y software del tipo RFID).

Beneficios:  Reducción de tiempos hasta un 70% en el levantamiento de inventarios.  Permiten identificar rápidamente los activos faltantes.  Etiquetas seguras, prácticamente infalsificables.  Lecturas simultáneas, hasta 100 activos por segundo.  Operan con RFID o códigos de barras.

Descripción general.

Los sistemas de administración de recursos materiales para el control de activo fijo, en una empresa, son soluciones integrales que fácilmente se ajustan a las necesidades de la misma.

Dichos sistemas proveen servicio de soporte y asistencia de calidad, a través de personal profesional y certificado, durante los primeros meses, como valor agregado.

También, reducen los tiempos, al optimizar la captura de datos. Una vez almacenados en sus bases de datos, agilizan los diferentes procesos, reducen los inventarios y permiten localizar los “activos fijos” en cualquier momento, así como identificar rápidamente algún activo fijo faltante.

Por otro lado, agilizan, controlan y optimizan el levantamiento de inventarios, permitiendo que estos se encuentren actualizados día a día, evitando la pérdida y el control de los equipos.

Su flexibilidad, permite la aplicación de políticas, normas y procedimientos internos para la empresa. Por ejemplo, en el procedimiento que se requiere para mover un equipo de una determinada área.

Este tipo de sistemas integrales permiten clasificar los activos fijos de acuerdo a diferentes necesidades.

Facilitan la planeación y programación del mantenimiento tanto de los activos como de sus costos.

SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS: SISTEMA DE NÓMINA.

Se utilizan para llevar el control de los ingresos y egresos de los trabajadores, así como sus impuestos, optimizando los cálculos y las tareas repetitivas. Además cuentan con generadores de recibos y reportes.

Ofrecen soluciones incluyendo una diversidad de temas —fiscal, legal, laboral—, lo cual los hace flexibles y adaptables a cualquier empresa.

Opciones comerciales.

En cuanto a sistemas de información empresariales para el manejo de nómina, existen diferentes opciones comerciales en el mercado.

La mayoría de este tipo de soluciones permite adaptarse al modelo de negocios de cada empresa, incluso por nacionalidad. Su flexibilidad y adaptabilidad representan una considerable reducción en costos de mantenimiento por cambios fiscales, legales, de administración, control y pago de personal.

Algunos de los módulos generales que integran los sistemas de nómina son:

 Visor de reportes.  Seguro social.  Altas y finiquitos.  Manejo de la nómina de forma interactiva.

Las diferentes opciones de los sistemas para la gestión de la nómina nos permiten:

 Realizar una gestión independiente por cada sucursal (si existiesen en el negocio).  En cuanto a la nómina del personal, manejan una gran flexibilidad para realizar ajustes y correcciones.  En cuanto a altas, gestionan la captura, la corrección, consulta y listado del catálogo y reportes.  En cuanto a los finiquitos, permiten la gestión de la parte proporcional de las vacaciones, la prima vacacional, el aguinaldo, la prima de antigüedad, las indemnizaciones, los finiquitos y sus correspondientes reportes.

PRODUCCIÓN: SISTEMAS DE CONTROL DE PRODUCCIÓN.

Recursos materiales.

Entre estos se cuentan la maquinaria, herramientas, equipo de medición y cualquier otro necesario para el desempeño diario de las actividades de los trabajadores de una unidad económica, con la finalidad de generar bienes o servicios para satisfacer a los consumidores.

Áreas: planeación y control de materiales, compras, tráfico, almacén y control de calidad.

La Planificación de Recursos Materiales (MRP)

Es un sistema de información empresarial que planifica, administra y optimiza la producción y el control de inventarios.

Objetivos:  Aseguran que los materiales estén disponibles para la producción.  Aseguran que los productos estén disponibles para la entrega a clientes.  Mantienen un inventario adecuado para la operación.  Permiten la gestión, planeación de actividades de compra, manufactura y el manejo de horarios de entrega a los clientes.

Mencionaremos las características que ofrecen los sistemas de información para el control de la producción, divididas dependiendo del bloque en que se encuentran a nivel sistema:

Entre las características en el bloque de entrada de datos, encontramos las siguientes:

 En cuanto al proceso de producción

Aseguran que las cantidades necesarias de materias primas estén disponibles, así como el aseguramiento de las fechas de entrega de productos finales demandados por los clientes.

 En cuanto al status del inventario

Aseguran las cantidades disponibles necesarias para la fabricación, reduciendo y eliminando inventario innecesario, minimizando la merma; también gestionan la fecha de pedidos y recepción para el correspondiente control del inventario.

 Permiten listar los materiales ya fabricados por la empresa y los que se encuentran en proceso de producción.

Entre las características, en el bloque de salida de información, encontramos las siguientes:

 En el proceso de producción, permiten conocer el qué, cuánto y el cuándo de la producción.  Permiten planificar las cargas de trabajo y establecen un programa de fabricación a detalle.  Proporcionan un plan detallando con fechas y pedidos a proveedores.  Generan un informe de excepciones, para conocer qué órdenes de fabricación van retrasadas con sus posibles repercusiones sobre el plan de producción. Cuentan con la generación de fechas de entrega de los pedidos a los clientes.

Opciones comerciales.

Se encuentran en el mercado varias opciones del tipo ERP (Enterprise Resource Planning), entre sus beneficios podemos encontrar los siguientes:

 Mejora en la productividad del personal.  Facilita las labores mediante listados de materias primas, etc  Ahorra costes al automatizar procesos complejos.  Logra un mayor rendimiento de los recursos de la empresa.  Elimina errores.

Los sistemas para la planificación de recursos materiales cubren las necesidades habituales de los entornos de producción: planificación de la producción, creación de órdenes de fabricación, notificación de tiempos y consumos, cálculo de costes y necesidades de producción, notificación de incidencias.

Entre los módulos generales de este tipo de sistemas encontramos:

 Producción por proyectos.  Producción por fabricación.  Producción por tareas.  Cálculo de necesidades de producción.  Registro de artículos fabricados.  Control sobre materias primas.

SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE LA MERCADOTECNIA: SISTEMAS DE CONTROL DE VENTAS.

De acuerdo al autor Kenneth, en su obra Sistemas de Información Gerencial. Administración de la empresa digital (2004, p. 47), en cuanto al tema: Sistemas de Información de ventas y marketing, los sistemas de información de ventas y marketing ayudan a la empresa a identificar clientes potenciales, para los productos o servicios que ofrece la empresa. También sirven de apoyo para el desarrollo de productos y servicios que satisfagan las necesidades de sus clientes.

La incursión de este tipo de sistemas en el área de ventas promueve y gestiona la venta de productos o servicios; ayuda en el seguimiento al cliente; e incrementa la productividad de los ingresos de la venta de productos o servicios. Además, los sistemas para el control de ventas facilitan el seguimiento de cada prospecto e incrementan las oportunidades de negocios, lo que se traduce en mayores ingresos. Además, se ajustan a las necesidades de cada tipo de negocio y reducen tiempos. Finalmente, hay que decir que estos sistemas permiten el seguimiento a todas las oportunidades de venta que se generen por cualquier medio, con objeto de tener el control total de la fuerza de ventas del negocio.

Podemos agregar que la filosofía en las ventas es: “a mis clientes, mis ventas”. Este tipo de sistemas para el control de ventas cubren todo el proceso de la venta: antes del venta, durante la venta, cierre y después de la venta.

Opciones comerciales.

Existen diferentes opciones en el mercado, relacionadas con sistemas de información empresarial para la gestión de ventas.

Entre los beneficios generales de este tipo de sistemas se encuentran:

 El incremento de ventas.  Incrementan los ingresos de la compañía.  Reportes automáticos.  Disponibilidad de información.  Seguridad en la información.  Capacitación de ventas en línea.  Comunicación y control sobre las ventas.

Marcas.

De acuerdo al Artículo 88 de la Ley de la Propiedad Industrial (Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial, 2012), una marca es “todo signo visible mediante el cual se distinguen los productos o servicios de otros de su misma especie o clase en el mercado”.

El uso exclusivo se obtiene mediante su registro ante el IMPI (Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial). Existen cuatro tipos de marcas: nominativa, innominada, tridimensional y marca mixta.

Otro de los aspectos importantes en este subtema es el posicionamiento de la marca o de la imagen corporativa, la cual está relacionada a la manera en que se percibe la compañía. Varios expertos en marketing, comunicación y relaciones públicas concuerdan en crear un cuadro mental en el público con objeto de captar el interés del consumidor y de lograr en su mente un posicionamiento de una marca, lo cual generará riqueza y facilitará la venta del producto o servicio.

La identidad corporativa es la personalidad de la empresa. Es el resultado de una autoevaluación y definición de la singularidad empresarial. Dicha identidad exige una manifestación visual o física, ya que se trata del rasgo externo más visible en el proceso de diferenciación dentro de la competencia de mercados. La identidad visual y el comportamiento conforman la personalidad de una empresa.

SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE LA MERCADOTECNIA:

De acuerdo a la autora Victoria de Elizagarate, el objetivo de un sistema de administración y distribución es el de “hacer llegar el producto al cliente final” a través del canal que mejor satisfaga sus necesidades y el mejor canal será el más corto, donde no existan intermediarios, logrando el binomio “productor consumidor” (2003, p. 10).

Desarrollando el tema de la función que tiene la distribución es la de trasladar un producto o servicio hasta el cliente. Un sistema de distribución debe permitir la disponibilidad, así como informar al cliente de sus características, prestaciones, servicios adicionales. La autora Victoria de Elizagarate indica que para lo anterior se “utilizan cat{logos y material audiovisual”.

Podemos comentar además que la logística en los canales de distribución depende de los recursos disponibles.

Recientemente, un canal de distribución más para el marketing, es el internet, el cual permite llegar a diferentes segmentos de mercado objetivo. Como menciona la autora Victoria de Elizagarate, “las website están siendo cada vez más utilizadas” (2003, p. 10). En efecto, esta tecnología está siendo cada vez más utilizada por los clientes y las empresas, además de que internet, como un canal de distribución, permite conseguir una continua innovación y calidad en los productos ofrecidos.

Opciones comerciales.

Podemos encontrar las siguientes opciones comerciales:

 Optimizan los canales de distribución para que la entrega del producto al cliente final se realice en el menor tiempo posible. Tienen presente que el respeto al tiempo de entrega es una necesidad del cliente.  Aseguran la disponibilidad del producto e informan al cliente de sus características, prestaciones, servicios adicionales, a través de catálogos y material audiovisual.  Incorporan a internet como el principal un canal de distribución, a través del cual se enfocan determinados segmentos; además, les permite incorporar nuevos productos.  Los sistemas de distribución, optimizan los recursos, la reducción de tiempos muertos, eliminan la merma de la empresa, eliminan la existencia de inventarios innecesarios, aceleran la velocidad del flujo de información y aseguran la integridad, disponibilidad y fiabilidad de la información.

REFERENCIAS:

  • Laudon, Kenneth C. y Jane P. Laudon (2004). Sistemas de información gerencial. Administración de la empresa digital. México: Pearson Educación.

  • De Elizagarate, Victoria (2003). Marketing de ciudades. Madrid: Pirámide.

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