Planeación de la ejecución del proyecto


Una vez que un proyecto ha sido aprobado de acuerdo a los resultados de su formulación, el siguiente paso es la ejecución para lo cual se requiere una precisa planeación que logre la óptima coordinación de recursos materiales, financieros, tecnológicos y humanos para la puesta en marcha del proyecto.

Si un proyecto prescindiera de la planeación de la ejecución no se tendría una certeza de la optimización de los recursos, sobre todo en tiempos de actuación y los recursos financieros empleados debido a que las actividades podrían tener un orden ineficiente, y con ello, costos que restarían rentabilidad al proyecto.

En esta última Entrega del blog de Formulación y evaluación de proyectos tendrás la oportunidad de estudiar las herramientas de gestión y organización de proyectos, las cuales te serán de utilidad, no sólo para los proyectos de inversión, sino para la planeación de cualquier proyecto personal en el que requieras una optimización de los tiempos.


PROPÓSITOS

Al término de esta unidad lograrás:

  • Realizar una planeación y cálculo de la duración de un proyecto a partir de los atributos de las actividades, tiempos y secuencias particulares.

  • Realizar representaciones gráficas mediante diagramas de red y cronograma de actividades.

  • Emplear herramientas de gestión y organización de proyectos para determinar trayectorias óptimas de ejecución.

¿Qué puedes encontrar en este Blog?

  1. Enunciación de las actividades y sus tiempos

  2. Tabla de orden y secuencia

  3. Ruta crítica

  4. PERT (Program Evaluation and Review Technique)

  5. Gráfica de Gantt


CASO PRÁCTICO.

La empresa Drexler ha obtenido el dictamen de viabilidad para la expansión mediante un punto de venta en sitio estratégico; el director comercial ha considerado que sería suficiente la adecuación de procesos que emplearon para la instauración del primer punto

de venta, el cual fue exitoso.

Daniel, como ejecutivo del área comercial que ha tenido la oportunidad de estudiar herramientas de administración y gestión de proyectos, ha realizado una observación muy pertinente a la dirección determinando que “cada proyecto es distinto”, pues el entorno mismo va cambiando, y que las actividades y precisiones del proyecto son importantes para su objetivo.

El Director Comercial, confiando en Daniel como colaborador de su equipo de trabajo, le ha permitido plantear la propuesta de ejecución para la expansión. Daniel esquematizó de manera gráfica la trayectoria de actividades que optimizaría los recursos para la ejecución del proyecto, incluso obtuvo resultados probabilísticos para la culminación de éste, lo cual difería con lo que en primera instancia estimaba el Director Comercial.

Cuando el Director Comercial recibió los resultados que le presentó Daniel, quedó sorprendido de la optimización de tiempos para su ejecución respaldado mediante las herramientas empleadas.


INTRODUCCIÓN

El objetivo del proceso de ejecución del proyecto es obtener los entregables (para la generación de productos y/o servicios), poniendo especial énfasis en la integración y optimización de los recursos empleados.

El proceso de seguimiento y control tiene el objetivo de observar el desempeño de los procesos y el uso de los recursos apegados a la planeación y objetivos mismos del proyecto.

En un estudio de factibilidad es suficiente con un cronograma de actividades, sin embargo, en el proyecto definitivo es indispensable emplear herramientas de administración y gestión de proyectos como: CPM, PERT y/o Gráfica de GANTT.

De acuerdo con la Guía del PMBOK (2017), la gestión del cronograma del proyecto incluye los procesos siguientes (pp. 174-182):

  • Planificar la gestión del cronograma

  • Definir las actividades

  • Secuenciar las actividades

  • Estimar la duración de las actividades

  • Desarrollar el cronograma

  • Controlar el cronograma


ENUNCIACIÓN DE LAS ACTIVIDADES Y SUS TIEMPOS


La enunciación y estimación de duración de las actividades es uno de los primeros pasos para la gestión y planificación de un proyecto. De acuerdo con la Guía del PMBOK (2017):

“Definir las actividades es el proceso de identificar y documentar las actividades específicas que se deben realizar para elaborar los entregables del proyecto” (p. 183) y “Estimar la duración de las actividades es el proceso de realizar una estimación de la cantidad de períodos necesarios para finalizar las actividades individuales con los recursos estimados”. (p. 195)

TABLA DE ORDEN Y SECUENCIA

A la par de la identificación de las actividades del proyecto es necesario tener la claridad de la secuenciación de las actividades. En la Guía del PMBOK (2017), secuenciar actividades se define como:

“El proceso de identificación y documentación de las relaciones entre las actividades del proyecto, cuyo beneficio clave es la definición de la secuencia lógica de trabajo para obtener la máxima eficiencia teniendo en cuenta todas las restricciones del proyecto.” (p. 187).

RUTA CRÍTICA

La ruta crítica (CPM) se basa en un diagrama de red de la trayectoria de las actividades de un proyecto (u objetivo específico) considerando el tiempo preciso de duración de cada actividad a fin de estimar la duración total del proyecto.

Una vez teniendo toda la trayectoria de actividades el objetivo es conocer el camino que optimizará el tiempo de duración, evitando así, tiempos perdidos (por la holgura de las actividades).

La ruta crítica será la trayectoria con actividades de holgura cero. Puede existir más de una ruta crítica.

Los pasos para planificar un proyecto con CPM son:


Fórmulas de cálculo (notas para pasos 6, 7 y 8)


PERT (PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE)

El PERT, al igual que el CPM, también se basa en un diagrama de red de la trayectoria de las actividades de un proyecto con la diferencia en el método por el cual se estima la duración de los tiempos.

En resumen, la diferencia de ambos métodos es:

continuara...



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