Los Sistemas de Información

Actualmente, las empresas que se mantienen a la vanguardia en el mundo comercial globalizado lo hacen gracias a la incorporación de robustos sistemas de información empresarial (SIE) a sus procesos medulares de operación.

CONCEPTOS BÁSICOS.

Sistema: es un conjunto de elementos interrelacionados entre sí, conformados por un bloque de entrada, uno de proceso y uno de salida, que cuenta con una línea retroalimentación; todo ello operando dentro de un determinado entorno.

El fin de un sistema de información es:

 Entregar información realmente útil para la toma de decisiones, ser funcional y satisfacer realmente las necesidades de la empresa.

En la imagen, se muestra un diagrama de bloques con los elementos que conforman un sistema.

Sistemas de Información.

Existen a nuestro alrededor diferentes tipos de sistemas, desde el universo hasta nuestro cuerpo. Es imprescindible dividir un todo en sus partes más simples, dicha división se hace con base en los procesos. Al analizar cada uno de ellos, encontramos como común denominador los elementos mencionados en la figura anterior (elementos de un sistema). Sin embargo, también existen sistemas de información en los cuales, como su nombre lo indica, lo más importante es lo que se obtiene como producto final, es decir, la información mostrada en su bloque de salida.

Un sistema de información se alimenta de datos, que son su materia prima para procesarla y transformarla en información, la cual es útil para cualquier empresa en la toma de decisiones. Los datos por sí solos no nos dicen nada, ya que son datos aislados sin ningún tipo de conexión. En la siguiente figura, se muestran los datos que alimentarán al bloque de entrada una vez procesados por el bloque de proceso; el bloque de salida producir{ información. En este ejemplo, el mensaje desplegado es: “La calificación de julio = 7”. Este mensaje ya nos dice algo: que la calificación es 7, e inclusive nos dice “quién” tiene dicha calificación. Dicha información sirve para la toma de decisiones.

Sistema de información Empresarial (SIE).

Un sistema de información, tal cual lo describimos en la figura anterior, es la base para un Sistema de Información Empresarial, sólo que éste es más robusto, ya que de forma global integra todos los procesos medulares de una organización.

Un Sistema de Información Empresarial (SIE) integra, optimiza y facilita la gestión de los procesos de operación que una empresa realiza en sus principales áreas, las cuales pueden encontrarse en diferentes sucursales, e inclusive en diferentes partes del mundo; todas ellas administradas por un único Sistema de Información Empresarial.

Información.

Actualmente la información se ha convertido en el recurso más importante para las empresas.

Como mencionamos anteriormente, la información es producida ya sea por un sistema de información simple o por un sistema de información empresarial, a través de su bloque de salida.

La información es como los productos finales del petróleo ya refinados, después de ser procesados; ya que en un principio se encontraban como el petróleo crudo sin procesar, igual que los datos que por sí solos no nos dicen nada.

La información se convierte en lo más importante dentro de un Sistema de Información Empresarial, ya que tiene como objetivo la toma de decisiones.

De nada sirve invertir en un Sistema de Información Empresarial muy caro, si a su producto final que es la información no se le da el cuidado requerido, desde el punto de vista de la seguridad informática.

La seguridad informática, a través de diferentes técnicas y protocolos, nos auxilia en el manejo de nuestra información, para mantener su autenticidad, integridad y confidencialidad.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES.

Imaginemos por un momento que ponemos un negocio de un determinado giro, por ejemplo, el de venta de ropa. Ahora bien, necesitamos buscar proveedores a los cuales les vamos a solicitar nuestros pedidos de suministros con base en la demanda de los clientes. La pregunta es ¿cómo vamos a llevar el control de que es lo que he vendido y de lo que me hace falta para volver a surtir? Este control no puede estar aislado de la parte contable. Ahora bien, en el área de caja, ¿Cómo voy a registrar mis ventas y facturación, considerando otras formas de pago, como son las tarjetas de crédito?

Todas las interrogantes planteadas, entre muchas otras más, se responden con la implementación de un Sistema de Información Empresarial.

Ahora bien, para su implementación, ¿Qué equipo informático físicamente es requerido? ¿Cuáles aspectos en cuanto a la seguridad de mi información debo tener presente?

La respuesta es que es necesario contar con una infraestructura física que soporte mis actuales necesidades y que tenga la posibilidad de escalarse a posteriori, teniendo presente que la demanda de mis necesidades a futuro se pueda incrementar.

Además, hay que tener presente la implementación de equipos que brinden seguridad a la información, tanto de forma física, como en la parte del software.

Podemos concluir que, al igual que nuestro ejemplo de un negocio de venta de ropa requiere para su operación de un Sistema de Información Empresarial, de igual forma lo requiere cualquier otra empresa.

Por lo tanto, el estudio de este tipo de sistemas es crítico, tanto del punto de vista estratégico, así como para su correspondiente optimización.

Definición.

Un Sistema de Información Empresarial integra los procesos que una empresa lleva a cabo en diferentes sucursales o en diferentes partes del mundo.

Además, se traduce en beneficios para el usuario final, quien recibe un mejor servicio, se reduce el tiempo de respuesta y crea vínculos para mantener su lealtad.

Por otro lado, tras la implementación de un Sistema de Información Empresarial se logran mayores ventajas competitivas.

Tipos de características.

Enterprise Resource Planning (ERP) (planeación de recursos empresariales) se trata de un sistema de información integral que integra los principales procesos operativos de una empresa, logra la optimización, la reducción de tiempos, de costos y mejora el rendimiento; además, incrementa la productividad de la empresa.

Características:

 Integrales. Opera con diferentes procesos.  Modulares. Su funcionalidad se encuentra dividida en módulos —ventas, almacén— los cuales se van instalando de acuerdo a las necesidades de los clientes.  Adaptables. Permiten ser configurados de acuerdo a las necesidades específicas de cada empresa y a la operación de sus procesos, políticas y normatividad.

Customer Relationship Management (CRM) (administración de la relación con el cliente)

Es una estrategia de negocio centrada en el cliente, quien es la parte más importante para una empresa.

Crea toda una base de datos (BDD) con la recopilación de toda la información posible del cliente, lo cual ofrece un valor a la oferta.

Recordemos que una Base de Datos (BDD) es un conjunto de datos del mismo contexto, relacionados entre sí y almacenados de forma agrupada o estructurada, a través de tablas (registros) para su posterior uso por algún sistema de información.

Permiten a una empresa medir y controlar los puntos de contacto con sus clientes.

Características:

 Automatiza el control de la relación con el cliente.  Mantiene todas las herramientas comerciales a disposición del operador.  Facilita el proceso de venta a través de la incorporación de las nuevas tecnologías.

Supply Chain Management (SCM) (administración de la cadena de suministros)

Son los procesos comerciales para la logística, servicio al cliente, compras, etc.

La gestión de la cadena de suministros coordina y optimiza los procesos y transacciones, tanto en una empresa como otra.

Al tener una visión más amplia del funcionamiento de un negocio, mejora la asignación de recursos y el servicio al cliente.

Características:  Mejora la precisión de pronósticos.  Incrementa las ventas.  Mejora el servicio al cliente.  Reduce los costos de materia prima e inventarios  Reduce los costos en logística y transporte.  Mejora la planificación cooperativa.  Mejora la visibilidad de las operaciones logísticas.

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS.

La implementación de un sistema de información (la mayoría de las veces ya comercial, en forma de un producto integral) en una organización conlleva un gran reto.

La implementación del mismo sistema en varias empresas no siempre será igual, ya que cada una tiene necesidades específicas, aun cuando tengan el mismo giro comercial y aun cuando comercialicen el mismo producto o servicio.

Lo anterior representa un problema que en la mayoría de los casos tendrá más de una forma de resolverse.

Sin embargo, no todas las formas de resolver un problema son las más viables, ni las más idóneas, ni todas ellas ocupan el menor número de recursos ni el menor tiempo posible para su ejecución y su correspondiente solución.

Para lo cual existe una metodología para la solución de problemas, la cual, a través un seguimiento lógico de pasos determinados, obtendrá la forma de resolver más certera, más idónea y, sobre todo, la que ocupe el menor número de recursos y tiempo posibles para resolver dicho problema.

La metodología para la solución de problemas consta de los siguientes pasos:  Análisis del problema.  Diseño de un algoritmo.  Codificación.  Compilación y ejecución.  Verificación.  Depuración.  Documentación y mantenimiento.

A continuación, describiremos cada una de ellas, con la aplicación de un caso práctico que se desarrollará para tener un mejor panorama al respecto.

1. Análisis del problema.

En este paso se define:  ¿Qué es exactamente lo que deberá hacer el sistema de información?  ¿Cuáles serán sus entradas, es decir, el tipo de datos con los que se alimentará?  ¿Cuáles serán sus salidas?  ¿En qué formato se deberá presentar la información?

2. Diseño del algoritmo.

En este paso se determina: ¿Cómo se desarrollará el proceso?  ¿Qué solucionará el problema?  ¿Qué metodología, fórmulas, técnicas, mecanismos o modelos se utilizarán? Se utiliza la estrategia divide y vencerás, técnicamente conocida como método topdown o “modular”.

En dicha técnica, el problema general se fragmenta en módulos ordenados de forma jerárquica, tantos como sean necesarios, dependiendo de su complejidad, tal como se muestra en la siguiente figura.

Una vez desarrollado el algoritmo con la serie de pasos necesarios que se deberán de seguir para llegar a la solución, se requiere, para su mejor comprensión, representar dicho algoritmo en forma gráfica, a través de un diagrama de flujo.

Un diagrama de flujo, o flow-chart, es la representación gráfica de un algoritmo, a través de símbolos normalizados, por ejemplo, a través del Instituto Nacional de Normalización Estadounidense (ANSI). Dicha simbología se utiliza para la diagramación del Procesamiento Electrónico de Datos (EDP). Algunos de sus principales símbolos son adoptados para la diagramación de flujos de información y para la diagramación de algoritmos como en el presente caso. Algunos de sus principales símbolos se muestran en la siguiente tabla.

En la siguiente figura, se muestra un algoritmo representado por un diagrama de flujo que informa a los estudiantes que han ganado una tableta, cuando su promedio es mayor o igual a nueve.

3. Codificación.

En este enlace te dejo una práctica del diagrama anterior.

4. Compilación y ejecución.

La compilación se refiere al proceso de convertir el programa a lenguaje máquina.

Para cuestiones prácticas y didácticas, en nuestro caso práctico anterior, este paso ha sido sustituido por la creación de un archivo de “procesamiento por lotes” el cual ejecuta su contenido línea por línea. Esto lo realizamos en los puntos 10 y 11, al renombrar nuestro archivo fuente con la extensión .bat

Después de la compilación, viene la ejecución del programa. En nuestro caso práctico anterior, este paso lo realizamos en los puntos 12 al 19.

5. Verificación.

Se refiere a la ejecución del programa o sistema con una serie de datos diferentes para comprobar su correcta funcionalidad y operatividad.

En los puntos 17 al 19, repetimos nuevamente la ejecución de nuestro programa, pero ahora introduciendo como dato de promedio un valor mayor o igual a nueve, ya que anteriormente sólo se había probado cuando con un valor menor a 9.

6. Depuración.

En caso de encontrarse errores en el paso anterior “verificación”, se tendrían que ajustar o corregir dichos errores o bugs resultantes.

También en este punto, entran todos los detalles que adornan o que hacen a nuestro programa más agradable al usuario una vez que es funcional. Se trata de ofrecer todos aquellos detalles adicionales a la estricta funcionalidad del programa.

En el diseño de nuestro programa se agregaron cinco saltos de línea tanto al momento de solicitar al usuario su nombre y también se agregaron dichos espacios después de felicitar al usuario por su promedio en cualquiera de las dos opciones, ya que dicho mensaje se desplegaba hasta arriba. Además, en este punto se agregaron el color de fondo de cada una de las pantallas principales para hacerlo más agradable al usuario.

7. Documentación y mantenimiento.

Es muy importante que el desarrollador de cualquier programa o sistema de información empresarial entregue la documentación del mismo, así como su correspondiente archivo fuente.

Lo anterior será indispensable para su posterior modificación, para agregar nuevas funciones, reportes, etc.

En su defecto, tendrá que realizarse un nuevo programa o sistema de información desde cero.

REFERENCIAS:

• Alonso Velasco, Juan Antonio (2005). Tecnologías de la información y de la comunicación. México: Alfaomega.

• O. Brien, James A. (2006). Sistemas de información gerencial. México: McGraw-Hill.

• Turban, Efraín (2006). Tecnologías de información para la administración. México: CECSA/Grupo Editorial Patria.

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