“El partido tiene sus altibajos pero nunca puedes perder el foco en tu objetivo”. Michael Jordan
Algunos gestores definen objetivos al principio del ejercicio y no vuelven a utilizarlos hasta el final del mismo, cuando llega el momento de hacer la entrevista de evaluación. Hacer esto es como no contar con objetivos en absoluto.
Mientras trabajan, los miembros de tu equipo necesitan tener los objetivos permanentemente presentes.
Tienen que verlos, tienen que tocarlos, hablar de ellos, ver su evolución. Por lo tanto, necesitas dos herramientas fundamentales: un sistema de visualización y un sistema de seguimiento de objetivos.
Sistemas de visualización
“Concentra todos tus pensamientos en la tarea que estás realizando. Los rayos del sol no encienden fuego hasta que los concentras”. Alexander Graham Bell. Científico, inventor y logopeda británico.
Quieres que cada día, cada hora, casi cada instante, todos los miembros del equipo recuerden los objetivos. Necesitas que los vean. Que los tengan presentes.
Cuando tu equipo trabaja viendo los objetivos incrementa su nivel de motivación, su foco y su esfuerzo.
Tenerlos presentes en todo momento es clave para tomar las decisiones correctas, optimizar el trabajo y priorizar adecuadamente.
Haz que puedan visualizar el progreso con respecto a los objetivos. Las barras de progreso tienen un extraño atractivo para el ser humano.
Puedes utilizar cualquier soporte: posters, pancartas, pantallas planas, proyectores, fondos de escritorio, páginas web, apps… Sea cual sea, asegúrate de que está a la vista de todos.
Pídele a tu equipo que idee y construya su propio sistema de visualización y progreso de objetivos. Recuerda que todo lo que hagan ellos mismos incrementará su compromiso.
Sistemas de seguimiento
Debes contar con un sistema de seguimiento que te permita hacer revisión de los objetivos de forma periódica.
Este sistema no debe plantearse como un mecanismo de control sino como una forma para garantizar la
comunicación, analizar la situación, localizar desviaciones y tomar decisiones de mejora. Cada miembro del equipo debe saber con antelación que se van a producir estas reuniones, por qué y cómo van a ser.
Cada persona debe saber qué es lo que tiene que conseguir y debe ser libre y autónoma para hacerlo de la forma que considere oportuna (dentro de unas fronteras definidas). En el proceso, tú debes actuar como un facilitador, aportando guía y consejo pero, en ningún caso, debes caer en la microgestión (prestando atención estricta a los detalles y definiendo exactamente cómo hacer las cosas). Desarrollamos más este tema en los apartados de “Delegación” y “Coaching”.
La reunión de seguimiento:
Debe ser periódica. En función del tipo de proyecto o equipo que gestionas tendrás que ser tú quien decida la periodicidad adecuada. Cada dos semanas es un plazo razonable.
Tiene que ser tan breve como sea posible. Prueba con 30 minutos para empezar, después podrás ir ajustando el tiempo en función de vuestras necesidades.
Durante la reunión:
Repasa los objetivos generales y el nivel de avance en cada uno de ellos. Intenta conseguir que la revisión de objetivos sea lo más visual posible (utiliza gráficos, líneas de tendencia, porcentajes… recuerda que los objetivos deben ser medibles).
Analiza con detalle los hitos y acciones definidos para esta reunión (que definiste en la reunión anterior). Revisa las que se han completado y analiza las que no han podido ser completadas.
Pregunta cuáles han sido las dificultades que ha enfrentado desde la última reunión de seguimiento y analizad juntos cómo pueden eliminarse o suavizarse esas dificultades. Tu función es allanar el camino para que ellos puedan alcanzar sus objetivos (mejora la burocracia, consigue recursos, da formación, crea herramientas, mejora los procesos...)
Responde juntos a estas dos preguntas. ¿Qué ha ido bien durante estas dos semanas? ¿Qué podría mejorarse? De esta forma podrás convertir estas reuniones en un proceso de mejora continua.
Reconoce y celebra los logros. Es muy importante para conseguir que la reunión termine con un tono positivo. Además favorece la motivación y el compromiso. Es bueno que te “fuerces” a buscar cosas buenas que puedas reconocer. Tu tendencia será, por lo general, a “ver” las cosas que se hacen mal. Asegúrate de que hay algo, en cada reunión, que puedas celebrar.
Define juntos cuáles van a ser los hitos a alcanzar o las acciones a llevar a cabo para la próxima reunión de seguimiento.
Establece la fecha y hora para la siguiente reunión de seguimiento.
NOTA: En función del tipo de equipo y de las responsabilidades de los miembros, esta reunión puede ser individual o de equipo.
Si todos trabajan en un proyecto concreto, con muchas interdependencias y complementándose, la reunión debería hacerse en equipo (en este caso la duración se extendería a 90-120 minutos). Por ejemplo, un equipo de desarrolladores de software trabajando en una aplicación.
Por el contrario, si los roles están muy marcados y no son tan complementarios, las reuniones deberían ser individuales. Por ejemplo, si eres Director General y gestionas el equipo de dirección, en el que cada uno gestiona departamentos diferentes. En este caso, también debes programar reuniones de equipo, por lo general, con una periodicidad menor que la de las reuniones individuales (de nuevo, la periodicidad deberás decidirla tú en función de diversos factores).
Te sugiero el siguiente checklist para reuniones de seguimiento:
Repasar los objetivos.
Analizar con detalle los hitos y acciones definidos para esta reunión ¿Se han completado? ¿Porqué no han podido ser completadas?
¿Cuáles han sido las dificultades? ¿Cómo se pueden eliminar o suavizar esas dificultades?
¿Qué ha ido bien en estas semanas? ¿Qué se puede mejorar?
Reconoce y celebra los logros.
Define los hitos o acciones para la siguiente reunion de seguimiento.
Establece fecha y hora para la siguiente reunión de seguimiento.
"Los objetivos incrementan la sinergia del equipo y con ella la velocidad en como se ejecutan las tareas"
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